Détails de l'emploi

Description :

Présentation de l'organisation Le Centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS) de Chaudière-Appalaches compte plus de 12 000 employés, 400 gestionnaires et 700 médecins, sans oublier les milliers de bénévoles, de chercheurs et d’étudiants. Les possibilités de carrière sont multiples au sein de l’organisation et des défis professionnels extrêmement passionnants vous y attendent! Principales fonctions Assure la coordination et tient à jour l’agenda du président-directeur général adjoint (PDGA) et coordination des programmes sociaux et de réadaptation; Assure la coordination des tâches requises auprès de l’équipe de direction; Assure la coordination des activités du personnel de bureau de la direction et l’assiste lorsque nécessaire; Assume la gestion des appels téléphoniques, transmet de l’information, analyse les besoins et sélectionne l’action à entreprendre, selon le cas; Dépouille le courrier, assure son traitement, en fait le suivi et fait les relances nécessaires; Effectue le suivi des dossiers sous la direction, selon les échéanciers et demandes, effectue les recherches nécessaires en préparation à la réponse et fait les relances nécessaires (ex : réponse à transmettre auprès des partenaires, reddition de comptes); Assure les suivis aux demandes provenant de la Direction générale, du comité de direction, du MSSS et autres; Assure le secrétariat, à la demande de son supérieur, lors des rencontres diverses; Rappelle et valide les contenus pour tous documents tels les feuille de temps, comptes de dépenses, factures et autres requérant la signature de la direction; Prépare les documents relatifs aux différents comités sur lesquels son supérieur siège; Reçoit, photocopie, trie, distribue et/ou achemine par courrier, télécopieur ou courrier électronique différents documents; Collabore à l’élaboration et l’implantation de certains projets ou dossier sous la responsabilité de son supérieur; Assure la conformité et la qualité du contenu des divers documents présentés aux différentes instances, qu’elles soient à l’interne ou à l’externe, de même que le respect des normes de rédaction et de présentation au CISSS de Chaudière-Appalaches; Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat. Renseignements sur l'emploi Sous l’autorité du président-directeur général adjoint et coordination des programmes sociaux et de réadaptation, le technicien ou la technicienne en administration assiste ce dernier dans ses différentes fonctions et collabore étroitement avec lui dans le cadre de l’ensemble de ses mandats. La personne titulaire du poste est responsable du fonctionnement administratif du Bureau du président-directeur général adjoint et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle gère l’agenda du PDGA, répond et traite les différentes demandes de la clientèle, établit et gère les urgences. Elle participe à la planification et à l’organisation matérielle de différentes réunions et en élabore les procès-verbaux. À la demande de son supérieur immédiat, elle rédige des correspondances et autres documents pertinents. Exigences : Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC), un certificat d'études collégiales (CEC) ou une attestation d'études collégiales (AEC) en secrétariat ou en bureautique ou administration; Avoir une expérience minimale de deux (2) ans dans des fonctions administratives similaires. Excellente maîtrise de l’environnement Windows et des logiciels suivants : Word, Excel, Outlook; Très bonne maîtrise du français écrit; Très bonne habileté de rédaction de texte; Doit réussir les examens de validation des compétences (français expert, Word avancé, Excel avancé. Qualités professionnelles et personnelles : Capacité d’analyse et de jugement; Capacité d’interagir dans des situations de travail variées; Autonomie, initiative et rigueur; Collaborer et se concerter; Sens de l’organisation; Sens du service à la clientèle; Respect des individus; Discrétion; Capacité à gérer la pression. Remarques : Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette) vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier en déposant votre CV afin que votre candidature soit prise en considération. Accès à l'Égalité en emploi: Notre établissement applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les personnes des groupes visés soit les femmes, les Autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées, pour qui, des mesures d'adaptation peuvent être offertes en fonction de leurs besoins. Nous invitons ces personnes à présenter leur candidature. Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans aucune intention discriminatoire." Les diplômes exigés pour l'emploi, qui auraient été obtenus hors Québec, doivent être obligatoirement accompagnés d'une évaluation comparative des études effectuées hors Québec (ÉCEEHQ) émise par le ministère de l'immigration, Diversité et Inclusion Québec.

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